فصل اول : نگارش؛ نوشته

یکی از عوامل مهم در دستیابی بشر به پیشرفتهای خیرهکنندهی علمی، فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و فنی اختراع خط و نگارش است. بشر به وسیلهی نوشته نه تنها توانست بر زمان و مکان تسلط پیدا کند؛ با افکار و اندیشههای گذشتگان و ساکنان دیگر مناطق آشنا شده و بر افکار و اندیشههای همعصران خود تاثیر گذارد بلکه توانست نسلهای دیگر را از افکار و اندیشههای خود آگاه کند و از کوچکترین تا بزرگترین تحولات تاثیر پذیرد.

مهارت نگارش
نویسندگی علاوه بر این که ذوق و استعداد ذاتی طلب میکند، نیاز به کسب مهارت است که از طریق تمرین و تکرار حاصل میشود. مهارت نگارش به عنوان یک فن، با بسیار خواندن و بسیار نوشتن کسب میشود:
1. خواندن: به وسیلهی مطالعه ما میتوانیم مهارت نگارش را فرا گرفته و آن را تقویت کنیم. از طریق خواندن نوشتههای مختلف؛
اول آنکه با زبان نوشتار آشنا شده و دامنهی لغات و معانی آنها در ذهن ما گسترش مییابد و به دستور زبان به صورت خودآگاه یا ناخودآگاه تسلط پیدا کرده و با سبکها و شیوههای مختلف نگارش آشنا میشویم؛
دوم آنکه دانش و اطلاعات ما در زمینهی موضوعهای مورد مطالعه افزایش مییابد.
2. نوشتن: کسب مهارت نگارش تنها از طریق خواندن میسر نمیشود، حتا خواندن کتابهای آیین نگارش و دستور زبان نمیتواند به کسب مهارت نگارش منجر شود. خواندن اگر با نوشتن توام شود ما را در مسیری قرار خواهد داد که ما را به درست و خوب نوشتن قادر خواهد ساخت. هر موضوعی که مورد علاقهی ماست میتواند موضوع نوشته باشد. با نوشتن و مطالعهی آن از دو جنبه خواهیم توانست اشکالات خود را شناسایی و برطرف کنیم؛
اول آنکه اشکالات در املای کلمات و دستور زبان را خواهیم شناخت؛
دوم آنکه نارساییهای نوشتهی خود را از نظر رسا بودن و کفایت منظور، متوجه شده و در صدد رفع آنها برخواهیم آمد.

مراحل نگارش یک نوشته
برای نوشتن در مورد یک موضوع مشخص به خصوص در آغاز کار بهتر است با نظم و ترتیب خاصی عمل شود. بعد از تمرین و تکرار انجام این مراحل ملکهی ذهن ما شده و به سطح خاصی از مهارت نگارش دست خواهیم یافت. با توجه به حساسیت موضوع در تهیه گزارش لازم است به چهار مورد توجه اساسی شود:
تفکر در مورد موضوع گزارش؛ طرحریزی مطالب؛ گرد آوری اطلاعات؛ ارایه و عرضه اطلاعات جمع‌آوری شده.
1. تفکر در مورد موضوع: پیش از آنکه به نوشتن آغاز کنیم باید تمام اطلاعات، حقایق، دلایل، موجبات و عوامل مربوط به موضوع نوشته را در نظر آوریم. برای این کار اندیشه را بکار گیریم و بیندیشیم که هدف ما از تهیه نوشته چیست، خواننده نوشته چه کسی است و چه آگاهیهایی از موضوع نوشته در فهم مقصود او را یاری می‌دهد، چه اطلاعاتی باید به او داده شود تا در نتیجهگیری نهایی برایش سودمند باشد.
پرداختن به یک موضوع خاص در نوشته از حساسیت کافی برخوردار است. برگزیدن موضوع باید با کمال دقت صورت گیرد، تا پس از صرف وقت و کار، ناتمام و نیمه‌کاره رها نشود و نویسنده‌اش مجبور نباشد آن را عوض کند. برای جلوگیری از چنین مشکلی، لازم است که ابتدا وقت و فرصت خود را طوری تنظیم کند که اوقات فراغتش با موضوع نوشته تناسب داشته باشد؛ به عبارت دیگر، تا فرصت مناسب برای نوشته نداشته باشد، به آن نپردازد.
فرصت، به شغل و موقعیت افراد بستگی دارد. برای مثال می‌گوییم که کارمند یک اداره برای تهیه یک گزارش به یک ساعت وقت بیشتر نیاز ندارد. در صورتی که کارمند دیگری، باید گزارشی را طی یک هفته حاضر کند و بالاخره در گزارشهای تحصیلی این فرصت تا نیمسال یا بیشتر از آن منظور می‌شود.
بعد از مساله وقت، توجه به اطلاعات و مطالعات قبلی، امری ضروری است که بستگی به وضع تهیه‌کننده و تخصص او دارد. در مراحل تحصیلی، انتخاب موضوع گزارش تقریبا آزاد است و با توافق استاد و دانشجو انجام می‌گیرد. در حالی که در یک اداره و سازمان با نظر فرد مافوق و خواست او گزارش آماده می‌شود.
علاوه بر موارد یاد شده، علاقه به موضوع انتخابی نیز از شرایط عمده‌ی نگارش است؛ زیرا اگر تهیه‌ی یک نوشته با اکراه و اجبار همراه باشد، هیچ وقت به کمال خود نزدیک نمی شود. بهترین نوشته آن است که نویسنده با علاقه‌مندی آنرا تهیه کرده باشد. در غیر این صورت، معلوم است که کار انجام یافته در حد یک رفع تکلیف و انجام و ظیفه خواهد بود. پس خوب است که به محقق فرصت داده شود تا از میان موضوعهای پیشنهاد شده، یک یا دو موضوع را برگزیند و با تکیه به میل باطنی خود به تهیه گزارش یا به طور کلی نوشته بپردازد.
دسترسی به منابع تحقیق نیز یکی از ارکان اصلی انتخاب موضوع است که کار نویسنده را آسان می‌کند و اگر این امکان وجود نداشته باشد امیدی به کامل بودن نوشته نخواهد بود. نویسنده باید منابع خود را بر اساس درجه‌ی اهمیت و ارتباط بین آنها طبقه‌بندی کند و از آنها بهره گیرد. برای تهیه گزارشهای تحصیلی، بویژه پایان نامهها، ارشاد و راهنمایی استاد امری الزامی است و بدون این کمک و راهنمایی، آماده‌ساختن نوشته کاری دشوار خواهد بود. در زمینه‌تهیه‌ی پایان‌نامه تحصیلی دانشجو باید:
- موضوع را با مشورت استاد راهنما انتخاب کند؛
- اوقات فراغت خود را با استاد راهنما هماهنگ سازد؛
- قبل از اتمام نوشته، یادداشت‌های خود را به نظر او برساند؛
- پس از اصلاح مطالب توسط استاد راهنما، به تنظیم آنها بپردازد.
2. طرحریزی مطالب: در این مرحله وظیفهی تهیهی کننده‎ی ‌نوشته بسیار حساس است. نویسنده مانند مهندسی است که می‌خواهد بنایی را بسازد. ابتدا وضع زمین و تناسب ساختمان را در ذهن خود مجسم کرده، سپس به طرحریزی آنچه دیده و به نظرش رسیده است می‌پردازد. بعد از انتخاب مواد لازم، بر حسب تقدم و تاخر به درجه‌بندی آنها می‌پردازد. ممکن است یک نوشته بسیار ساده باشد و نیازی به تهیه فهرست افکار و طرحریزی مطالب نداشته باشد و به عبارت دیگر طرح این گزارش در ذهن صورت گیرد. ولی بیشتر گزارشهای اداری نیاز به ترتیب و طرحریزی دارد. البته پس از آشنایی کامل با فن گزارشنویسی و آیینِ نگارش و کسب مهارت در تنظیم گزارشهای اداری، این کار عادت خواهد شد و دیگر نیاز به فراهم ساختن مقدمات و ریختن طرح نخواهد بود؛ بدین معنی که نویسندگان آنچنان نظم فکری پیدا می‌کنند که توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت می‌نمایند.
در هر طرحی رعایت ترتیب دارای اهمیت بسیار است و در تنظیم فهرست افکار ناگزیر باید مواد فکر را مرتب نموده، در گزارش خویش بیاوریم.
ترتیب چیست؟ ترتیب عبارت است است قرار دادن امور و اجزای متعدد، به نحوی که بین آن امور و اجزا از حیث تقدم و تاخر یا توالی منطقی نسبتی معقول برقرار باشد.
برای رفتن از مقدمه به نتیجه و کشف مجهول از معلومات، حرکات ذهن آدمی تلفیقی از دو حرکت است:
2. در حرکت نخستین، ذهن، اجزا یا موادی مناسب را از اطلاعات و معلومات قبلی برمی‎گزیند.
3. در حرکت دوم آنها را مرتب ساخته و یکی را بر دیگری مقدم می‌دارد، تا به نتیجه‌ی مورد نظر برسد.
طرحی که برای تهیه سرفصل مطالب هر نوشته باید ریخت شامل دو مورد زیر است:
I. فهرستی از افکار و نظریاتی که باید در نقشه خود بگنجانیم؛
در این صورت همه افکار و نظریات را بدون رعایت تقدم و تاخر و حذف و تلفیق باید جمع‌آوری و ارزشیابی نمود و پس از سنجش اعتبار هر فکر یا نظر، از آنها در مرحله بعد استفاده کرد. البته برای بیان یک فکر و نظریه کامل، فقط یکی دو کلمه یا ترکیب اساسی می‌آوریم. بدیهی است در این مرحله باید اطمینان یافت که همه مطالب یا افکار لازم _متناسب با موضوع و هدف گزارش_ آمده و چیزی از نظر دور نمانده است.
II. ترتیبی که باید در بیان افکار یا نظریات رعایت کنیم؛
در این مرحله، سرفصل مطالب پس از حذف موارد زاید یا تلفیق مفاهیم نزدیک به هم به ترتیب منطقی، زیر هم قرار می‌گیرد و طرح اساسی ترسیم می‌شود. اگر لازم باشد، در این طرح برای مقدمه و نتیجه یا پیشنهاد نیز جایی در نظر گرفته می‌شود؛ چه این دو، اجزای مهم و جدایی ناپذیر نوشته‌ها از جمله گزارش است. برای مثال در یک مرکز آموزش بهداشت، می‌خواهیم در نحوه انجام کار، تغییراتی بدهیم و سیستم آموزش سمعی و بصری را جایگزین شیوه ابتدایی آموزش کنیم، شیوه‌ای که هم اکنون در بسیاری از آموزشگاههای کشور معمول است. برای تنظیم چنین گزارشی نخست باید فهرستی از افکار که در بر گیرنده‌ی همه‌ی اطلاعات لازم است، فراهم آورده، سپس برتریها و کاستیهای شیوه‌ی قدیم را در طرح خود گنجانده، امکانات خود را در نظر آوریم، اولویتهای سیستم جدید را یادداشت و افراد خود را برای آشنایی با سیستم جدید ارزشیابی کنیم. آنها را بر حسب استعداد، برای آموزش آماده ساخته و هر نوع دلهره و اضطراب را از راه مبادله اطلاعات در آنها از میان برده، تا در برابر تغییرات مقاومت نکنند.
3. گردآوری اطلاعات: با استفاده از روش تحقیق[1] مناسب، به جمعآوری اطلاعات لازم و متناسب با طرح نوشتن میپردازیم و با تجزیه و تحلیل آنها اقدام به نوشتن مینماییم.
4. ارایه اطلاعات جمع‌آوری شده: پس از تهیه و تدارک مقدمات نگارش و بررسی ربط منطقی اجزای نوشته، زمان نگارش فرا می‌رسد. این مرحله مهم‌ترین مرحله است؛ زیرا به منزله‌ی سند بوده و به طور طبیعی این سند نباید کمترین خدشه و ایرادی داشته باشد.
هرگز نباید پیش از مشخص ساختن موضوع، هدف و داشتن تصویری روشن از ربط منطقی افکاری که باید در نوشته بیاید، به نوشتن مبادرت کنیم. راه منطقی و صحیح آن است که موضوع گزارش را بخوبی تشخیص داده و در مورد گونه‌ی ارایه‌ی آن به نحوی سودمند تصمیم بگیریم. انجام این کار مستلزم داشتن فکری جامع از طرح نوشته است. پس از جمع‎آوری اطلاعات لازم با شیوه‎ی تحقیق مناسب، باید به تنظیم آنها پرداخت. کسانی که با فکری دقیق و منطقی به نوشتن می‌پردازند، به یقین، بهتر از دیگران می‌توانند اندیشهها و خواستههای خود را عرضه دارند. برعکس نویسنده‌ای که از این موهبت برخوردار نباشند، به نتیجه دلخواه نمیرسد. از این رو، نویسنده باید پیش از آغاز نگارش فکر کند که «چه می‌خواهد بنویسد، برای چه کسی می‌نویسد، چه مقدار و چگونه باید بنویسد» تا نوشته او مورد قبول و سودمند واقع شود. ذکر منابع و دادن آدرس صحیح و دقیق اسناد و مدارک به استحکام و اعتبار نوشته خواهد افزود.
نکاتی که در مرحله ارایه اطلاعات باید مورد توجه قرار گیرد به قرار زیر است:
I. سندگزینی - در ارایهی اطلاعات موضوع مهمی‌ که باید مورد توجه قرار گیرد، مساله سندگزینی است. انتخاب اسناد ماخذ که به طور مستقیم یا غیر مستقیم درباره‎ی مساله است که از اهم وظایف پژوهشگر است. برای این منظور پژوهنده باید به کمک کتابنامهها و کتابشناسیها، فهرستی از نامها و ویژگیهای سندهای مهم را فراهم آورده و با توجه به اهمیت یا اولویت هر یک، در کار پژوهش از آنها مدد گیرد و در گزارش یا تحقیق خود بدانها اشاره کند. ارایه آمار، ارقام، جدول و نمودار‌های مستند به اعتبار تحقیق افزوده و در دسترسی به نتایج صحیح و شفاف پژوهشگر را کمک می‌کند.
یکی از روشهای ذکر سند، استفاده از پاورقی است. پانویسی یا ذیلنویسی در نوشتههای تحقیقی کنونی، اهمیت بسیار دارد. یکی از موارد پانوشتها ذکر مشخصات اسناد یا ماخذی است که نویسنده در نوشته‌ی خود مطلبی از آنها آورده است؛ بدین معنی که اگر مطلب عیناً نقل شده است، آن را باید داخل گیومه قرار داده با قرار دادن شماره پس از بستن گیومه، همان شماره در پانوشت آورده، نام مولف، نام سند، شماره‌ی جلد و صفحه را درج کنیم. اگر مطلب عیناً نقل نشده است ولی اصل و محتوای نوشته از ماخذ و سندی گرفته شده باز هم پس از پایان مطلب به ترتیبی که گفته شد باید ماخذ و سند را با ذکر جلد و صفحه معرفی کرد. این کار از یک سو خواننده را متوجه اعتبار نوشته می‌سازد و از سوی دیگر با آثار دیگران آشنا و به مطالعه آنها راغب می‌گرداند. همچنین نویسنده با آوردن نامهای نویسندگان ماخذ، امانت را رعایت می‌کند و دین خود را نسبت به آنان ادا می‌نماید.
II. تهیه پیشنویس- ضروری است که شیوه‌ی نگارش را فرا گرفته و حاصل تجربه و تحصیل خود را به روشنی روی صفحه کاغذ بیاوریم. تهیه‌ی پیشنویس، به صاحبان مشاغل کمک خواهد کرد تا با جرات و اعتماد به نفس، اندیشه و تجربه‌ی خود را از رهگذر گزارشها به خواننده منتقل کنند. درک هدف و موضوع، تسلط بر وظایف مربوط، آشنایی با نحوهی جمع‌آوری فکرها و طرحریزی نوشته و نیز شناخت خواننده، ضریب اطمینانی برای تهیه‌کنندگان آن خواهد بود، تا با هر نوع تردید و دلهره‌ای مبارزه کنند.
قبل از آنکه نوشته به صورت نهایی تهیه و آماده گردد لازم است که ابتدا به صورت پیشنویس تنظیم گردد. کمال مطلوب آن است که بدون تردید و تامل، محتوای طرح را ضمن تمرکز فکر، روی یک یا چند صفحه کاغذ به عنوان پیشنویس بیاوریم.
هیچ نویسنده‌ی تازه‌کاری، هر چند کارهای مقدماتی گزارش خود را خوب انجام داده باشد، نباید انتظار داشته باشد که در نظر اول نوشته‌اش بی عیب و نقص باشد پس تا زمانی مهارت نیافته، ناگزیر به تمرین زیاد و تهیه‌ی پیشنویس است، تا بدین وسیله بتواند به آسانی تغییرات و تجدید نظرها را در آن وارد نماید. پیشنویس، نمایاننده‌ی وحدت فکر، نظم و ترتیب و ارایه‎ی روشن مطلب است.
در پیشنویس، ممکن است به طور بایسته، رعایت جهات املایی، نقطه‌گذاری، قواعد دستوری، جمله‌بندی و رسایی کلام نشده باشد ولی برای نویسنده فرصت کافی هست تا همه نقصها را در همین مرحله برطرف کرده، اصلاحات لازم را در آن معمول دارد. نویسنده باید هنگام تهیه‌ی پیشنویس، یا دست‎نویس، نکات زیر را در نظر داشته باشد:
1. فاصله‌ی میان سطرهای پیشنویس 2 تا 3 سانتیمتر باشد، تا تغییر‌ها و تجدیدنظرها را بتوان در آن وارد ساخت و به راحتی بتوان آن را کم یا زیاد کرد.
2. تا آنجا که ممکن است پیشنویس باید خوانا باشد و قلم خوردگی نداشته باشد.
3. زیر مطالبی که باید درشت و بر جسته نوشته شود، لازم است خطی ممتد کشیده شود.
4. حاشیههای چهار طرف متن پیشنویس بین 3 تا 5 سانتیمتر باشد، تا در صورت لزو م جا برای مطلب اضافی داشته باشیم.
5. روی تمام برگههای پیشنویس، جایی برای شماره صفحه تعیین و شماره همیشه در همان نقطه درج شود.
6. در صورتی که پس از شماره‌گذاری لازم باشد چند صفحه به پیشنویس اضافه شود، برای جلوگیری از اشتباه احتمالی، بهتر است از شمارههای تکراری استفاده کرد. مانند:
14-1 14-2 14-3 یا 14-الف) 14-ب) 14-پ)
- مطالبی که اقتباس یا نقل قول می‌شود _چون نیاز به اصلاح بعدی ندارد_ چنانچه از یک سطر بیشتر باشد، فاصله‌ی میان سطرهای آن، حدود یک سانتیمتر تعیین شود و حاشیه‌ی سمت راست و چپ سطرهای آن یک سانتیمتر بیشتر از سطر‌های معمولی باشد. به تعبیر دیگر، هر سطر از مطالب نقل قول شده، باید به نسبت سطر‌های معمولی یک سانتیمتر از کادر سمت راست و چپ تورفتگی داشته باشد.
7. در پیشنویس، برای اینکه زیرنویس مربوط بدان کاملا مشخص شود، لازم است با کشیدن یک خط ممتد افقی بالای اولین سطر زیرنویس به فاصله‌ی حداقل یک سانتیمتر، این تمایز نشان داده شود.
8. صفحههای پیشنویس شده را باید سنجاق کرد یا دوخت زد، یا در پوشه‌ای قرار داد، تا گم نشود و از میان نرود.
9. ضرورت بررسی پیشنویس، از نظر درستی املا و رعایت قواعد اساسی دستور زبان وظیفه‌ای بس مهم بشمار می‌رود، چه غلطهای فاحش املایی و بیاعتنایی به اصول مسلم دستور زبان و انعکاس آن در نوشته‌ی اصلی و نهایی، توجه خواننده را از مطلب به موارد مذکور منحرف می‌سازد.
در فن نگارش،"پیشنویس" به مفهوم درست خود همان است که توضیح داده شد. برخی از کارشناسان نگارش، از پیشنویس دوم هم نام برده‌اند که پس از برطرف ساختن همه کمبودها و اشتباهات، با رعایت همه نکات مربوط به قالب و محتوا، با خط شخص گزارشگر روی کاغذ A4 نوشته و امضا می‌شود و پس از ماشین شدن، به عنوان "سند" در اختیار آرشیو سازمان قرار می‌گیرد. این نوشته، دیگر پیشنویس نیست و مشمول همه ضوابطی است که برای تنظیم یک گزارش کامل شناخته آمده است.
III. ویرایش پیشنویس- بعد از آنکه پیشنویس ارایه گردید لازم است حاصل کار مورد بررسی مجدد قرار گیرد این مرحله در حقیقت تکمیل مرحله قبلی است زیرا نوشتههای تهیه شده همانند ماده خامی است که باید پرورده و آماده گردد. ویرایش در اصطلاح به معنی بررسی نوشتهها و برطرف ساختن ضعف‌ها و جبرانِ کمبود‌ها و نارسایی مفاهیم است. در این مرحله:
ابتدا نوشته مورد بازبینی قرار گرفته و به حک و اصلاح نارسایی‌ها و اشکالاتی که باعث ابهام در مفهوم و محتوا شده، پرداخته. محتوای هر اثر را از جهات فنی و محتوایی بررسی، ارزش و اعتبار علمی آن از جهت منابع و اسناد و طرز استفاده آنها مورد سنجش قرار میدهیم. همچنین به چگونگی فصل بندی، تدوین، تناسب و توازن فصلها پرداخته و مطابقت محتوای اثر با هدف نگارش سنجیده می‌شود.
سپس برطرف کردن اشکالات نگارشی، علایم نشانه‌گذاری انجام میشود؛ جملات بلند مبهم را با جملات کوتاه ساده عوض کرده و جملات کوتاه ناتمام را کامل میکنیم.
ویرایش نوشتههای اداری که معمولا به وسیله شخص نویسنده گزارش اعمال می‌گردد عبارت است از آماده نمودن نوشته برای ارایه که شامل موارد زیر است:
- بهگزینی واژهها؛
- رعایت قواعد املای فارسی؛
- رعایت اصول دستور زبان فارسی؛
- استفاده مناسب از علایم نشانه‌گذاری؛
- رعایت آیین جمله‌بندی؛
- بر طرف نمودن کمبودهای نوشته؛
- حذف زواید و موارد تکرار شده؛
- رفع نارسایی‌ها و برشهای غیر لازم؛
- مراقبت در کفایت منطقی اجزا نوشته؛
- بررسی نحوه‎ی استفاده از منابع.
در ویرایش فنی متن نوشته دو موضوع اهمیت ویژه‌ای دارد که در بخشی مستقل به آن خواهیم پرداخت:
1- شیوه‎ی املای فارسی؛
2- علایم نشانه‌گذاری.
ІV. پاکنویس و تایپ- پس از آنکه نوشته مورد بازبینی، تصحیح و ویرایش قرار گرفت، به بازنویسی و تایپ آن اقدام می‌نماییم.
در مورد انتخاب اندازه‎ی کاغذ و فاصله‎ی نوشته از لبههای آن لازم است به نکات زیر توجه کنیم. البته این فاصلهها را در صورت لزوم، می‌توان به نسبت منطقی تغییر داد. به طور معمول کاغذهایی به قطع A4 برای گزارشها و نامههای اداری انتخاب می‌شود. برای این کاغذها، کادری در نظر می‌گیرند که هر چه نوشته می‌شود، باید در درون کادر بیاید. ترسیم کادر ضرورت ندارد و همان رعایت فاصله‎ی فرضی و حاشیه‎ی چهار طرف کاغذ از چهار سو که قالب یا کادر نوشته را تامین ‌کند کافی است. اندازهی مشخصی را نمیتوان برای این حاشیهها مشخص کرد چرا که با تغییر نوع و ضخامت قلم اندازه تغییر می‎کند ولی میتوان به طور کلی این اندازهها را به ترتیب زیر در نظر گرفت:
رعایت فاصله از چهار سمت صفحه تا کادر نوشته: از لبههای بالا، سمت راست صفحه 2 تا 3 سانتیمتر و از لبه پایین و سمت چپ صفحه 1 تا 2 سانتیمتر. رعایت فاصله عنوانها، فهرست، مقدمه، فصل یا بخش و هر موضوع تازه‌.
رعایت فاصلههای پاراگراف: فاصله‎ی سطرهای یک پاراگراف 8.5 میلیمتر، فاصله‎ی یک پاراگراف تا پاراگراف بعدی 1.5 برابر فاصله‎ی سطرها یعنی 13 میلیمتر و نیز سطر اول هر پاراگراف باید به‌اندازه یک کلمه 5 حرفی تورفتگی داشته باشد.
رعایت فاصله کادر بالایی صفحه تا نخستین سطر نوشته، چنانچه ادامه‎ی پاراگراف صفحه‌ی قبل باشد 1 سانتیمتر؛
رعایت کادر پایین نسبت به آخرین سطر نوشته 1 و حداقل 0.5 سانتیمتر. اندازههای ذکر شده برای حاشیه و سربرگ تقریبی بوده و با توجه به کاربرد نوشته، اندازه و نوع قلم ممکن است تغییر کند.
برای ضمیمه کردن جداول، نمودارها‎ی و نقشهها در صورت نیاز از کاغذ با سایز بزرگتر یعنی A3 استفاده می‌شود.

ارزیابی یک نوشته
یک نوشته اول از نظر مفهوم و محتوا و دوم از نظر سبک و شیوهی نگارش مورد ارزیابی قرار میگیرد:
الف) یک نوشته از نظر انتقال مفهوم و محتوا، زمانی موفق است که دارای ویژگیهای زیر باشد:
1. بتواند مفهوم، اندیشه و فکر نویسنده را به نحو احسن منعکس نماید؛‎
2. نوشته افکار و اندیشههای نو را مد نظر قرار داده، از صفت تازگی برخوردار باشد؛
3. جامعه را در مسیر رشد و پیشرفت قرار دهد، اندیشه و تخیل را در خوانندگان خود تقویت کند؛
4. پاسخی برای مسایل حل ناشدهی اجتماع خود داشته باشد؛
5. با معیارهای زیباییشناسی وفنی گونههای مختلف نوشتاری منطبق باشد.
ب) جنبهی دوم بررسی یک نوشته از نظر سبک و شیوهی نگارش: این جنبه از ویژگی یک نوشته موفق را به طور کلی میتوان شامل دو دستهی انتخاب سبک و شیوهی مناسب بیانی و رعایت نکات دستوری و اصول فنی نگارش، دانست.
1) سبک و شیوهی بیانیِ مناسب ـ سبک عبارت است از شیوه و ترفندی که هر نویسنده برای بیان افکار و اندیشههای خود با در نظر گرفتن نوع نوشته و قدرت تاثیرگذاری سبکها، مورد استفاده قرار میدهد. انواع ذیل نمونههایی از سبکهای نگارشی است.
I. سبک علمی در نوشتههای علمی، استدلالی و اداری: زبان مسقیم علمی، استفاده از شفافترین و شناختهشدهترین جملات، استفاده از عبارتهای صریح و روشن، به جای جملات عاطفی و احساسی به دور از هر گونه ایهام، کنایه، استعاره و چند معنایی از ویژگیهای این سبک است. لازم به توضیح است که استفاده از عبارتها و واژههای صریح و شفاف به معنای عدم استفاده از واژهها و عبارتهای غیر تخصصی نیست بلکه انتخاب واژهها و عبارتها بستگی به سطح درک، سواد، دانش و آگاهیهای فنی مخاطب دارد. در گزارشهای علمی و اداری از این سبک استفاده میشود.
II. زبان و شیوهی طنز: برخی از نویسندگان از زبان و بیانی استفاده میکنند که بسیار اثرگذار میباشد. طنز در ظاهر کلامی همراه با شوخی، تمسخر، خنده و مسخرگی است ولی در باطن با زبانِ گزنده نسبت به یک موضوع شدیدترین انتقادات را بیان میکند. طنزنویس تا آنجا پیش میرود که بدیهیترین مسایل را بر عکس جلوه داده و در برخی موارد مخاطب را به ظاهر تشویق به ناپسندیها و ناشایستها میکند.
III. بیان توصیفی و تشریحی: در گونههای روایی مانند گزارش و داستان، نویسنده به توصیف و تشریح وقایع و پدیدهها میپردازد. این تصاویر ممکن است بطور دقیق با واقعیت منطبق بوده و یا تفکرات و ذهنیات شخص نویسنده باشد. مهارت و چیرهدستی نویسنده گاه آنچنان است که خواننده میتواند صحنهها، احساسات و افعال را به وضوح و روشنی تجسم و تصور نماید.
2) رعایت نکات دستوری و اصول فنی نگارش ـ هر نوشته برای اینکه بتواند با خوانندگان خود ارتباط برقرار کند، بایستی به زبان و بیانی شیوا و با رعایت اصول نگارش، تهیه شود. اصول فنی و دستور نگارش را به طور کلی میتوان چنین برشمرد:
I. سادهنویسی: نوشتن یک متن به زبان و بیانی شیوا و رسا که برای مخاطبین خود به سادگی قابل فهم و درک باشد. این هدف بهطور عمومی با کاربرد لغت و واژههای آشنا و شناخته شده در قالبِ عبارتهایی که دارای معنا و مفهومی شفاف و روشن باشد، امکانپذیر خواهد بود.
II. در نظر گرفتن مخاطب: نویسنده همواره باید سطح سواد، دانش، سنوسال، طبقهی اجتماعی، نیازها و دغدغههای مخاطب، خود را مد نظر قرار دهد. این مطلب تکمیلکنندهی اصل ساده‌نویسی است؛ به این معنی که واژههای تخصصی بایستی متناسب با موارد پیشگفته انتخاب شود.
برای تاثیرگذاری بهتر و انتقال صحیح اطلاعات نویسنده سبک و شیوهی مناسب را انتخاب مینماید. به عنوان مثال در یک نوشتهی علمی و اداری استفاده از صنایع ادبی بهخصوص ایهام و استعاره مناسب نخواهد بود. به طور کلی استفاده از صنایع ادبی تا حدی مجاز است که لطمه یا اختلالی در انتقال مفاهیم بوجود نیاورد.
در نوشتههایی که بیشتر جنبهی ادبی دارد مانند شعر و متون نظم و نثر، بدیهی است که کاربرد وزن، سجع، تشبیه، استعاره و تمثیل، صنایع معنوی و لفظی نه تنها ناپسند نیست بلکه توصیه هم میشود.
III. وحدت موضوع: در سراسر یک نوشته، مطالبی که مطرح میشود، بایستی حول یک محور اصلی متمرکز باشد. رعایت تناسب در موضوعهای فرعی و ربط منطقی آنها با هم به شکلی که تایید کننده‎ی هم باشند محور اصلی وحدت موضوع را تشکیل میدهد.
IV. رعایت اختصار و پرهیز از مقدمهچینی بیمورد: توجه به این دو موضوع باعث میشود که سخن در حد کفایت و بسندگی عرضه گردد. رعایت اختصار این است که موضوع به تمام و کمال مطرح شده باشد و هیچ نکتهی مبهم و ناگشودهای در حوزهی موضوع مورد بحث باقی نمانده و موضوعهای مطرح شده قابل فهم و درک باشد.
V. استفاده از واژههای فارسی: در این مورد شاید به یقین نتوان حد و مرزی برای کاربرد واژههای فارسی و اجتناب از کاربرد واژههای بیگانه قایل شد ولی توجه به چند نکته میتواند ما را در این زمینه یاری دهد؛ برخی از واژهها با توجه به تغییراتی که بر زبان وارد آمده از تداول خارج شده و امروزه دیگر کاربردی ندارد، هرچند که این کلمات فارسی‎اند بیجهت بر استفادهی از آنها اصرار نکنیم. چه به صورت تصنعی بر استفادهی از واژههای فارسی اصرار ورزیم و چه از واژههای بیگانه در نوشتارمان استفاده کنیم، نادرست خواهد بود.
در اینجا این توضیح لازم است که امروزه بسیاری از واژهها آنچنان وارد گفتار و نوشتار ما شده که گویی شناسنامهی فارسی گرفتهاند. به عبارتی دیگر هر زبانی در مواجهه با کلمات وارده به زبان دیگر، با اعمال تغییرات آوایی آن را وارد حوزهی خود میکند. کوتاه سخن اینکه هیچ کلمهای نه به تجویز و نه به نهی نهادی خاص وارد یک زبان نشده و یا از آن خارج نخواهد شد. در این مورد بهترین ملاک ذایقه و سلیقهی به کاربرندگان آن است.
VI. کاربرد املای درست واژهها و کاربرد صحیح علایم نشانهگذاری: صورت صحیح نگارش واژهها را با کمک کتاب لغت، در نوشتار به کار ببریم. از آنجایی که در گفتار علاوه بر نشانههای زبانی از نمودهای غیر زبانی از قبیل حرکات دست و صورت، تغییر حالت چهره تاکید، آهنگ، تُنِ صدا و مانند آن برای بیان مفاهیم مختلف کمک گرفته میشود، در نوشتار از علایم نشانهگذاری استفاده شود.
VII. استفاده از بند (پاراگراف) و در نظر گرفتن حاشیهی مناسب: کوچکترین واحد سازندهی یک نوشته حروف الفباست. ترکیب یک یا چند حرف، واژه را تشکیل میدهد و از ترکیب یک یا چند واژه یک جمله یک بند یا پاراگراف بوجود میآید. از نظر محتوا یک پاراگراف حاوی یک فکر و یک اندیشهی واحد است که بایستی در متن مشخص باشد. بدین منظور آغاز یک پاراگراف جدید بایستی در یک سطر مجزا قرار گیرد. به طور معمول هر پاراگراف با تورفتگی معادل یک کلمهی پنج حرفی شروع میشود. در نظر گرفتن حاشیهی کاغذ بستگی به ابعاد کاغذ و اندازهی قلم مورد استفاده دارد.

----- پاورقی ------------------------
[1] ر. ک. فصلِ شیوههای تحقیق و پژوهش