اصلیترین و مهمترین کارکرد زبان، ایجاد ارتباط و تبادل اطلاعات است. ارتباط را فن انتقال اطلاعات، افکار و رفتارهای انسانی از فرستنده به گیرنده و اساس شکلگیری جوامع دانستهاند. این ابزار در طول رشد و تکوین خود از ابزارِ اشاره، آتش و دود و صدای طبل به صورت کاملترین خود، یعنی زبان بشری تغییر و تحول یافته است. زبان نیز خود از صورت گفتار به صورت نوشتار امکانِ نمود و بروز یافته است.
امروزه برای ایجاد ارتباط به مدد تلاش دانشمندان و پژوهشگران رشتههای مختلف، ابزارهایی در اختیار ما انسانها قرار گرفته است. با کمک این ابزارها، فاصله بین تولید اطلاعات و دریافت اطلاعات به صفر رسیده و نیز همه موانع اطلاع رسانی به طور نسبی از میان رفته است. به طور کلی یک ارتباط کامل دارای اجزایی به قرار زیر است:
§ پیامدهنده (منبع پیام): تولید و ارسال کنندهی پیام؛
§ گیرندهی پیام (مخاطب): دریافت کنندهی پیام؛
§ پیام: محتوا و آنچه که به خاطر آن ارتباط برقرار شده است. پیام ممکن است شامل اطلاعات، اخبار، دستور، درخواست و یا چیزهایی از این قبیل باشد؛
§ وسایل ارتباط: اشکال و ابزاری که به وسیلهی آن پیام منتقل میشود. این پیامها به شکل علایمِ دیداری، گفتار، نوشتار و یا تصویر است که با ابزارهایی از قبیل تلفن، رادیو، تلویزیون، فاکس، ایمیل، تلگراف و اینترنت منتقل میشود؛
§ بازخورد: نتایج و اثرات ارتباط که در واقع عکسالعمل ناشی از انتقال پیام بوده که بازخورد گفته میشود. تحقق هر پنج مورد باعث خواهد شد تا ارتباط مصداق پیدا کند.
ارتباط در نظام مدیریتی و اداری
ارتباط در تشکیلات اداری عبارت است از انتقال اطلاعات و دستورها نیز بررسی بازخورد آنها به منظور ایجاد حرکت در جهت هدایت رفتار انسانی در مجموعهی نظام سازمانی برای رسیدن به اهداف و ماموریتها. این ارتباطات لازمهی نظام مدیریتی و تضمین کنندهی روابط صحیح اداری خواهد بود.
نظام ارتباطی چون جریان خون در بدن انسان به منظور نظارت، تصمیمگیری، مدیریت و پیگیری عمل میکند. در تشکیلات اداری انواع مکاتبات از قبیل نامه، بخشنامه، گزارش، فرمنامه و صورتجلسه به خاطر دقت و ماندگاری به عنوان رسمیترین، قانونیترین و معتبرترین شکل ارتباط مورد استفاده است.
انتقال درست اطلاعات بستگی به دو عامل زیر دارد: نخست عامل اجرایی یا هماهنگکننده که توسط دبیرخانه انجام میشود؛ دوم وسایل ارتباطی.
در نظام اداری نامه و گزارش به عنوان بهترین ابزار مکاتبات به شمار میرود و ابزاری محرم، مطمئن، کم هزینه و بادوام بوده که سندیت دارد.
انواع ارتباطات
دوگونه ارتباط در نهادها و سازمانها وجود دارد:
1. ارتباط عمودی: این نوع ارتباط خود به دو شکل در سازمان جریان مییابد. شکل اول ارتباط از بالا به پایین که به طور معمول به صورت دستور و از طریق نامه از مقامات بالا برای سطوح پایینتر ارسال میگردد. صدور دستور به منظور اجرای امور، ارایهی خط مشی، راهنمایی، برنامهریزی و دیگر وظایف صورت میگیرد.
نتیجه و بازخورد این دستورات گاه به صورت گزارش از سطوح پایین به مقامات بالا منعکس شده، با این هدف که مدیر را در انجام وظایف زیر کمک کند:
§ انجام وظیفه در تصمیم گیری؛
§ تجدید نظر در برنامهها؛
§ حصول اطمینان از حسن اجرا و کسب اطلاعات در مورد پیشرفت جریان امور.
2. ارتباط افقی: در این نوع ارتباط دو یا چند واحد که به نحوی عملیات آنها با یکدیگر بستگی دارد به منظور هماهنگی و سرعت عمل در عملیات، تبادل اطلاعات و اجرای امور مکاتبه دارند. این ارتباطات ممکن است در داخل یک سازمان و تشکیلات اداری بین واحدهای مختلف و یا بین دو سازمان برقرار گردد.
اهمیت و نقش مکاتبات اداری
نامههای اداری میزان موفقیت اداره و سازمان را رقم میزنند. برای انجام امور در یک سازمان از انواع نوشتههای اداری از قبیل نامه، یادداشت، گزارش، پینوشت، صورتجلسه، دستورالعمل کمک گرفته میشود.
نقش و تاثیر نوشتههای اداری را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
· نتایج و اثرات مالی، دستور بر پرداخت یا جلوگیری از پرداخت؛
· نامه به عنوان سند دارای اثرات حقوقی بوده و الزاماتِ قانونی به همراه خواهد داشت؛
· بایگانی و ماندگاری برای راهنمایی یا قضاوت آیندگان.
به دلیل حساسیت و تاثیر نوشتههای اداری از جمله گزارش، لازم است در نگارش آنها کمال دقت مبذول شود و دارای این ویژگیها باشند:
- از زبان و شیوهی بیانی مسقیم استفاده شود؛
- نوشته از ایهام و صنایع لفظی خالی و برکنار باشد؛
- در قالب جملات و عبارتهای ساده بوده و تا حد ممکن از واژههای فارسی و قابل فهم استفاده شود.
انواع نوشتههای اداری
نامهی اداری: کلیه مکاتباتی که در داخل یا خارج اداره یا سازمان دربارهی انجام یا عدم انجام کارهای اداری مبادله میشود حاوی دستور، درخواست یا پیشنهادی است نامهی اداری نامیده میشود. به بیان دیگر نامه اداری را اینگونه تعریف کردهاند: هر نوشتهای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده به عنوان وسیله ارتباط در درون یا بیرون وزارتخانه، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار گیرد.[1]
ویژگیهای نامهی اداری_ در هر نامهی اداری اجزای زیر وجود دارد که نبود هر کدام باعث نقص در نامهی اداری است:
1. سرلوحه که در وزارتخانهها و موسسات دولتی شامل آرم جمهوری اسلامی، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان بوده و در قسمت سمت راست بالای نامه درج میشود. بخش دیگر شامل شماره، تاریخ و پیوست میباشد که در قسمت بالا سمت چپ درج میگردد.
2. عنوانهای گیرنده، فرستنده و موضوع نامه به ترتیب زیر هم به فاصله یک سطر از سرلوحه درج میشود.
گیرندهی نامه با عنوان "به:"، فرستنده نامه با عنوان "از:" مشخص میشود و موضوع نامه عبارت کوتاهی که بیان کنندهی محتوای نامه است و با عبارت «موضوع نامه:» مشخص میشود.
ضوابط مربوط به "موضوعِ نامه": کلمه موضوع در بالای نامه زیرِ عنوان فرستنده درج میشود، نشانگر هدف یا اهداف و محتوای نامه است. دقت در انتخاب موضوع نامه ضروری است. این امر باعث سهولت در توزیع و ثبتِ نامه، ارجاع سریعتر و تهیهی دقیقتر آمار میشود.
3. متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوعِ نامه نوشته میشود و در حقیقت هدف نامه است. در ابتدای نامه مقدمهای قرار دارد که ذهن مخاطب را برای مطرح کردن موضوع نامه آماده میکند. اگر نامه دارای پیشینه باشد یا در پاسخ به نامهای نگارش شود در این قسمت به آن اشاره شده و موضوع آن بیان میشود. بعد از ذکر پیشینه متن نامه و مشروح خواسته و دلایل و توجیهات آن بیان شده و در پایان با بیانی مناسب درخواست اقدام و مانند آن آورده میشود.
4. نام و سمتِ امضا کننده و امضا؛ رکن اساسی نامه، امضا آن میباشد که نامه بدون امضا سندیت نداشته و نمیتواند در جریان کار اداری قرار گیرد. مسولیت نهایی نامه با امضا کنندهی نامه است و به این صورت تنظیم میشود: نام و نامخانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی در سطر دوم در سمت چپ نامه.
5. گیرندگان رونوشت؛ منظور از گیرندگان رونوشت واحدهای سازمانی و اشخاصی هستند که به نحوی باید در جریان محتوای نامه قرار گیرند. اینان افراد حقیقی یا حقوقیاند که رونوشت نامه به عنوان آنان صادر میگردد و غیر از گیرنده اصلی نامه میباشند و با عنوان "رونوشت به:” مشخص میشوند.
نامههای ارباب رجوع_ این نامهها ممکن است یک یا چند جزء از اجزای نامه اداری را نداشته باشند ولی در دفتر اندیکاتور ثبت شده و شماره خورده و به واحد یا مسول مربوطه ارجاع داده میشوند.
یادداشت اداری_ برای سرعت بخشیدن به برخی کارها از یادداشت اداری استفاده میشود که در برخی موارد به عنوان سند و مدرک ممکن است مورد استفاده قرار گیرند. پس دارای امضا بوده در دفتر اندیکاتور ثبت میشوند.
صورتجلسه
جلسه به معنی گرد هم آمدن و نشستن دور هم است. معنی خاص جلسه عبارت است از گردهمایی صاحب نظران و مسولان بر اساس وظایف یا ماموریتهای محوله، در زمان و مکان معین و مشخص. این گردهمایی به منظور گفتگو و رسیدگی پیرامون حل و فصل یک معضل اداری یا اجتماعی در حوزهی مسولیتهای سازمانی و اداری میباشد. پس از تبادل افکار و بررسی وضعیت موجود راه حل مناسبی برای موضوع مطرح شده در جلسه جستجو شده و در نهایت به اتخاذ تصمیم دربارهی اجرای آن منجر میشود.
صورتجلسه، نوشتهای که خلاصهی گفتگوی اعضای یک مجلس در آن قید شده باشد است. از جنبه حقوقی و اداری، صورتجلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشتهای اطلاق میشود که در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری تهیه شود.
Ø ارکان جلسه: هر جلسه شامل ارکانی است که با فراهم شدن آنها جلسه رسمیت مییابد و تصمیمات آن قابل پیگیری خواهد بود. این ارکان عبارتند از:
اعضای جلسه: به شرکت کنندگان در جلسه که گاهی شرکت و حضور آنها در جلسات، جزء وظایف سازمانیشان است اعضا جلسه گفته میشود.
دستور جلسه: هدف از تشکیل جلسه و طرح موضوعی که جلسه برای حل و فصل آن تشکیل شده است. دستور جلسه همراه دعوتنامه به اطلاع اعضا میرسد.
زمان جلسه: تاریخ و زمان تشکیل جلسه، همچنین ساعت شروع و خاتمه جلسه از قبل تعیین و ضمن ارسال دعوتنامه به اطلاع اعضای جلسه رسانده میشود.
مکان جلسه: محل برگزاری جلسه که از قبل مشخص و تعیین شده، ضمن ارسال دعوتنامه به اطلاع شرکت کنندگان در جلسه میرسد.
مشخصات اعضای شرکت کننده در جلسه: شامل مشخصات فردی و شغلی نیز شماره معرفی نامه یا مجوز شرکت هر یک از اعضای جلسه است.
Ø سازمان جلسه: به طور معمول در هر جلسه یک نفر به عنوان رییس، چند نفر به عنوان عضو، و یک نفر هم به عنوان دبیر جلسه شرکت دارند.
اداره امور جلسه با رییس جلسه است. رییس جلسه ممکن است در همان جلسه با رایگیری اعضا انتخاب شود یا اینکه بر اساس قوانین و مقررات خاص سازمان و نظام اداری، تعیین گردیده باشد. امتیاز خاصی برای رییس در نظر گرفته نمیشود تنها به موجب قوانین و مقررات خاص در برخی جلسات هنگامی که تعداد آرا در مورد یک موضوع خاص برابر باشد، رای رییس میتواند تعیین کننده باشد. رییس جلسه مسولیت هماهنگی برای اظهار نظر حاضرین و هدایت بحث در چارچوبهای از پیش تعیین شده را دارد.
دبیر جلسه گاهی از بین اعضا در همان جلسه انتخاب میشود ولی به منظور هماهنگیهای مقدماتی جلسه، بهتر است دبیر جلسه از قبل تعیین شود و حق رای هم نداشته باشد.
وظایف دبیر جلسه:
1- تهیه دعوتنامه، ارسال و حصول اطمینان از دریافت آن بوسیله اعضا؛
2- تدارک محل و امکانات مورد نیاز؛
3- تنظیم صورتجلسه و به امضا رساندن آن؛
4- ارسال صورتجلسه برای اعضا جلسه؛
5- بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم.
حضور تعداد معینی از افراد در جلسه برای رسمیت یافتن آن الزامی است. غیبت هر یک از اعضا جلسه در صورتجلسه منعکس میشود. امضا شرکتکنندگان، در آخرین صفحه صورتجلسه همراه با نام و نام خانوادگی و پست سازمانی اعضا جلسه درج میشود. در جلساتی که به صورت دورهای تشکیل میشود نیز در صورتی که جلسه ناتمام و بدون نتیجه بماند، تاریخ و محل جلسه بعدی مشخص میشود.
صورتجلسههایی که تهیه میشود ممکن است به صورت مشروح، نیمه مشروح یا خلاصه تهیه شود. در صورتجلسههای مشروح، تمام مذاکرات و جزییات آن ثبت میشود. در صورتجلسه نیمه مشروح، تنها عنوان مطالب عنوان شده درج میگردد و در صورتجلسه خلاصه، نتیجه مذاکرات بصورت خلاصه و تصمیمات اتخاذ شده منعکس میگردد. برای تنظیم صورتجلسه به طور معمول از فرمهایی که توسط سازمانهای ذیربط تهیه و تدوین میشود استفاده میکنند. صورتجلسهها را دبیر یا منشی جلسه تنظیم و تهیه نموده و به امضای اعضا میرساند.
-------------------
[1] دستورالعمل مکاتبات اداری_نشریه شماره 106 عمومی یا 7 اختصاصی سازمان امور اداری و استخدامی کشور.
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر