خلاصه عبارت است از استخراج مفهوم و موضوعهای اصلی یک نوشته به شکلی که نمایانندهی مطالب مشروح باشد. هدف از خلاصه نویسی در سیستم اداری ایجاد سهولت دستیابی به اطلاعات، آزاد نمودن وقت مدیران می‌باشد. مدیران با مطالعهی خلاصههای نوشته‌های اداری در زمانی کوتاه قادر خواهند بود در موارد خاص تصمیم مناسب را اتخاذ و در نهایت به اعمال مدیریت بپردازند. درجه حساسیت موضوع خلاصهسازی، با توجه به تاثیر این خلاصهها در تصمیمگیری مسولان و مدیران، مسولیت کسی که این مهم را بر عهده می‌گیرد سنگین می‌باشد. بنابراین این شخص باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
- علاقه مندی؛
- داشتن سواد و دانش کافی؛
- خط خوش؛
- امانتداری؛
- داشتن حوصله کافی؛
- سرعت کافی در درک و انتقال مفاهیم؛
- آگاهی به مسایل کاری؛
- نظم و وقت شناسی.
ویژگیهای یک خلاصه خوب
یک خلاصه زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که جامع و کامل بوده در کمال امانت تهیه شده باشد. برای داشتن چنین خلاصهای لازم است اصول زیر را در تهیه آن در نظر بگیریم:
- در نظر گرفتن سطح سواد و موقعیت شخص یا اشخاصی که قرار است از این خلاصه استفاده کنند؛
- رعایت اصل ساده نویسی و استفاده از جملات ساده، صریح و روشن؛
- پرهیز از بکاربردن کلمات و جملات مبهم.
مراحل نگارش خلاصه
- ابتدا متنی که قرار است خلاصه شود را مطالعه می‌کنیم تا از دریافت همه موضوعهای مطرح شده در گزارش یا نوشته مطمئن شویم؛
- در مرحله بعد با مطالعه مجدد، زیر کلمات و جملات کلیدی خط می‌کشیم؛
- مطالب مهم و اصلی را در پیشنویس یادداشت می‌کنیم؛
- پیشنویس را بازبینی و ویرایش می‌کنیم؛
- در مرحله آخر خلاصه ویرایش شده را پاکنویس می‌نماییم.
خلاصه تهیه شده را در صورتی که قرار است به عنوان بخشی از گزارش ارایه شود در جای خود، قبل از متن اصلی گزارش، درج می‌کنیم.
گاهی کار تهیه خلاصه مکاتبات اداری به عنوان یک وظیفه و مسولیت اداری به صورت مستمر انجام می‌شود، در این صورت بایستی در کاغذ مناسب، با رعایت فاصلههای لازم از چهار طرف، با ذکر عنوانهای ذیل تدوین و تنظیم شود:
نوع نوشته: ... شماره و تاریخ نوشته: ...
تاریخ وصول: ... ارسال کننده: ...
امضا کننده و سمت: ... موضوع: ...
---------------------------------------------------------------
هدف و متن خلاصه: ...
...
...
...
...
...
------------------------------------------------------------
نام، سمت و امضای خلاصه کننده:
- علاقه مندی؛
- داشتن سواد و دانش کافی؛
- خط خوش؛
- امانتداری؛
- داشتن حوصله کافی؛
- سرعت کافی در درک و انتقال مفاهیم؛
- آگاهی به مسایل کاری؛
- نظم و وقت شناسی.
ویژگیهای یک خلاصه خوب
یک خلاصه زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که جامع و کامل بوده در کمال امانت تهیه شده باشد. برای داشتن چنین خلاصهای لازم است اصول زیر را در تهیه آن در نظر بگیریم:
- در نظر گرفتن سطح سواد و موقعیت شخص یا اشخاصی که قرار است از این خلاصه استفاده کنند؛
- رعایت اصل ساده نویسی و استفاده از جملات ساده، صریح و روشن؛
- پرهیز از بکاربردن کلمات و جملات مبهم.
مراحل نگارش خلاصه
- ابتدا متنی که قرار است خلاصه شود را مطالعه می‌کنیم تا از دریافت همه موضوعهای مطرح شده در گزارش یا نوشته مطمئن شویم؛
- در مرحله بعد با مطالعه مجدد، زیر کلمات و جملات کلیدی خط می‌کشیم؛
- مطالب مهم و اصلی را در پیشنویس یادداشت می‌کنیم؛
- پیشنویس را بازبینی و ویرایش می‌کنیم؛
- در مرحله آخر خلاصه ویرایش شده را پاکنویس می‌نماییم.
خلاصه تهیه شده را در صورتی که قرار است به عنوان بخشی از گزارش ارایه شود در جای خود، قبل از متن اصلی گزارش، درج می‌کنیم.
گاهی کار تهیه خلاصه مکاتبات اداری به عنوان یک وظیفه و مسولیت اداری به صورت مستمر انجام می‌شود، در این صورت بایستی در کاغذ مناسب، با رعایت فاصلههای لازم از چهار طرف، با ذکر عنوانهای ذیل تدوین و تنظیم شود:
نوع نوشته: ... شماره و تاریخ نوشته: ...
تاریخ وصول: ... ارسال کننده: ...
امضا کننده و سمت: ... موضوع: ...
---------------------------------------------------------------
هدف و متن خلاصه: ...
...
...
...
...
...
------------------------------------------------------------
نام، سمت و امضای خلاصه کننده:
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر